Radio Białystok | Reklama | Rozliczanie kart paliwowych pracownikom służbowych i prywatnych samochodów
Karty paliwowe umożliwiają szybkie tankowanie, działając podobnie do kart bankomatowych. Jednak różnorodność zastosowań tych kart rodzi pytania dotyczące ich prawidłowego rozliczania zarówno w przypadku samochodów służbowych, jak i prywatnych wykorzystywanych przez pracowników.
Z tego artykułu dowiesz się, w jaki sposób pracodawcy mogą rozliczać pracowników za tankowanie zarówno firmowych, jak i prywatnych samochodów przy użyciu tych kart.
Bezgotówkowe regulowanie transakcji za paliwo, opłaty drogowe czy myjnie jest możliwe nie tylko przy użyciu kart bankowych lub telefonów, ale także coraz bardziej popularnych kart paliwowych. Wydawane przez sieci stacji benzynowych i międzynarodowych operatorów, karty te oferują wygodę i efektywność. Tutaj znajdziesz więcej informacji na temat kart paliwowych: https://e100.eu/pl/karty-paliwowe.
Karty paliwowe mogą występować w trzech głównych formach:
1.Imienne, przypisane do konkretnej osoby.
2.Na okaziciela, z których mogą korzystać dowolne osoby, np. pracownicy firmy transportowej.
3.Przypisane do konkretnego numeru rejestracyjnego pojazdu.
Jeśli pracownicy korzystają z kart paliwowych do celów prywatnych, a koszty są potrącane z ich wynagrodzenia (np. tankują swoje samochody, których nie używają do pracy), nie powstaje u nich przychód z tytułu nieodpłatnych świadczeń. Oznacza to, że pracodawca nie musi pobierać ani wpłacać zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych.
Zgodnie z art. 12 ust. 1 Ustawy z dnia 26 lipca 1991 roku o podatku dochodowym od osób fizycznych, za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uznaje się wszelkie wypłaty pieniężne, oraz wartość świadczeń w naturze lub ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania. Obejmuje to wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop oraz inne kwoty niezależnie od ich wysokości, a także świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika oraz wartość nieodpłatnych lub częściowo odpłatnych świadczeń.
W przypadku kart paliwowych używanych przez pracowników do celów służbowych sprawa jest prostsza – takie transakcje należy rozliczyć podatkowo. Przedsiębiorca może wtedy zaliczyć koszt zakupu paliwa do kosztów prowadzenia działalności gospodarczej, ponieważ paliwo to było używane do celów firmowych, a nie prywatnych pracownika.
Opłaty za wydanie karty paliwowej obciążają koszty działalności operacyjnej jednostki. Koszt zakupu karty i opłaty za jej używanie księgowane są na koncie 40 „Koszty według rodzajów” jako pozostałe koszty rodzajowe. Rozliczenia za zakupy zrealizowane kartą paliwową dokonywane są na podstawie zbiorczej faktury za dany okres rozliczeniowy, zwykle miesięczny lub kwartalny. W praktyce transakcje realizowane kartami paliwowymi traktowane są jako korzystanie przez firmę z nieoprocentowanego kredytu kupieckiego.
