Otrzymałeś umowę z podpisem elektronicznym? Aby sprawdzić jego autentyczność, warto poddać go walidacji – dzięki niej zyskasz pewność, że nie został on sfałszowany lub nie utracił okresu ważności. To także niezawodny sposób na weryfikację treści otrzymanego dokumentu. Na czym polega walidacja podpisów i plików oraz dlaczego jest ważna?
Walidacja podpisów elektronicznych
Walidacja polega na weryfikacji ważności podpisu elektronicznego lub pieczęci [1] – potwierdza autentyczność osoby, która ich użyła oraz weryfikuje prawdziwość dokumentu, na którym są widoczne. To niezwykle ważna czynność, jeżeli jesteś w trakcie zawierania umowy na odległość lub przygotowujesz się do rozprawy sądowej – uzyskany certyfikat walidacji może być istotnym dowodem w trakcie prowadzonego postępowania.
Jak zweryfikować podpis na dokumencie, który otrzymałeś np. od kontrahenta? Najłatwiejszym sposobem na sprawdzenie jego autentyczności jest wykorzystanie programu do walidacji. Dzięki niemu będziesz mieć pewność, że nie został on sfałszowany lub zmieniony, a transakcja jest w pełni legalna.
Przed wyborem programu do walidacji warto sprawdzić, czy weryfikuje różne typy podpisów, w tym:
Ważne, aby program był zgodny z eIDAS (z ang. Electronic Identification, Authentication and Trust Services), czyli rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014 z dnia 23 lipca 2014 r., którego głównym celem jest budowanie zaufania do transakcji elektronicznych [2]. Walidacja ma na celu zwiększenie bezpieczeństwa w sieci oraz wykrywania wszelkich nieprawidłowości, które mogą wystąpić w trakcie np. podpisywania umowy online.
Szukasz narzędzia do walidacji podpisów elektronicznych, zgodnego z eIDAS? Sprawdź Walidator Autenti: https://autenti.com/pl/produkty/walidator
Jak przebiega proces walidacji podpisów elektronicznych?
Walidacja podpisów to sposób na potwierdzenie ich autentyczności oraz prześledzenie zmian, które mogły zajść w dokumencie po jego złożeniu. Dzięki temu w łatwy i szybki sposób można zweryfikować to, czy osoba, z którą podpisujesz umowę, nie jest oszustem. Walidacja chroni użytkowników przed wyłudzeniami oraz stanowi ważny dowód w toczącym się postępowaniu sądowym.
Zastanawiasz się, jak przebiega proces walidacji dokumentu? Większość dostępnych narzędzi jest prosta w obsłudze, dzięki czemu w prosty sposób sprawdzisz wiarygodność zamieszczonych podpisów:
Jaki walidator wybrać? Najlepiej taki, który obsługuje dokumenty w formatach XAdES czy PAdES, czyli tym odpowiadającym e-podpisom i pieczęciom elektronicznym. Jest to niezwykle ważne – brak obsługi któregokolwiek z powyższych rozszerzeń może uniemożliwić skuteczne przeprowadzenie procesu walidacji. Co więcej – warto też zwrócić uwagę na to, czy weryfikowane dokumenty nie będą przechowywane i udostępniane. Dzięki temu będziesz mieć pewność, że zawarte w nich dane nie znajdą się w niepowołanych rękach.
Walidacja podpisów – raporty i certyfikaty
Narzędzia walidacyjne to prosty i sprawdzony sposób na weryfikację autentyczności podpisów oraz plików otrzymanych drogą elektroniczną zarówno w komunikacji z partnerami biznesowymi, jak i urzędami. Co oznacza negatywny wynik przeprowadzonej walidacji? Istnieje kilka powodów:
Innym powodem może być m.in. brak dostępu do bazy danych, które potwierdzą autentyczność złożonego e-podpisu czy informacji o tym, że certyfikat jest ważny i nie wygasł. Dlatego niezwykle istotne jest to, aby po dokonaniu walidacji przeanalizować dołączony raport – część narzędzi umożliwia wgląd w specjalnie przygotowany plik, dzięki któremu poznasz przyczynę negatywnej weryfikacji dokumentu.
[1] https://eur-lex.europa.eu/legal-content/PL/TXT/?uri=celex%3A32014R0910
[2] https://eur-lex.europa.eu/legal-content/PL/TXT/?uri=celex%3A32014R0910
